Как правильно принимать и отгружать товар со склада?

Все партнеры маркетплейсов должны правильно организовать прием и отгрузку продукции со склада.

Содержание статьи:

• Правила отгрузки товара со склада
• Оформление документов
• Что делать, если качество или количество принятого товара не соответствует документации?

При работе важно правильно составить сопроводительные документы, своевременно доставить упакованный товар к месту отгрузки. Если необходимо принять груз, нужно правильно его оформить, чтобы не допустить ошибок при подсчете остатков и избежать проблем при дальнейшем движении товара.

Правила отгрузки товара со склада

Чтобы отправить продукцию, сначала надо оформить соответствующие документы. При работе с маркетплейсами производитель должен подготовить товар, соблюдая следующие требования:

• Составить договор поставки. В этом документе прописываются все условия, на которых строятся отношения поставщика и покупателя. В нем нужно указать наименования всех позиций, их характеристики, количество, единицы измерения, стоимость, соответствие стандартам. Важно также отметить наличие сертификатов соответствия. При необходимости производитель делает отметку о том, к какому разделу каталога маркетплейса относится товар. Обязательно указываются сроки поставки.
• Подготовить спецификацию. Этот документ содержит информацию о количестве отгруженных мест, их габаритах, массе и содержании.
• Упаковать товар. Упаковка продукции осуществляется в соответствии с требованиями маркетплейса, иначе товар не примут на складе площадки. На коробки наносят маркировку, чтобы избежать проблем при обнаружении вскрытых коробок.
• Доставить товар на склад отгрузки. Если поставка производится через службу маркетплейса, то транспортировка подготовленного груза производится до одного из складов компании. При прямой отгрузке заказчику можно использовать свои или сторонние службы доставки грузов.
• Передать сопроводительную документацию. В зависимости от условий договора поставки документы передаются в момент приемки товара второй стороной или отправляются по почте.

Отгрузка завершается подписанием акта приема-передачи, чтобы подтвердить правильность работы сотрудников склада и соответствие погрузочных мест всем параметрам, указанным в документах.

Оформление документов

Желательно, чтобы в компании был сотрудник (с материальной отвественностью), который полностью отвечает за отгрузку и прием товара на склад. Это избавит руководителя от необходимости личного участия в процессе работы с поставкой продукции. В период временного отсутствия ответственного лица на рабочем месте, его обязанности может выполнять другой сотрудник, если оформить на него доверенность по форме М-2.

Приемка товаров производится на основании договора поставки, в который вносятся данные о товарных позициях и их передаче в собственность покупателя. Правильно организованная работа по приемке товара предполагает использование форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

С октября 2013 года в России действует универсальный передаточный документ, разработанный ФНС. Он содержит все необходимые реквизиты и поля с данными для счетов-фактур и первичных учетных документов. УПД объединил в себе товарную накладную и счет фактуру. Если приемка товара происходит по этой форме, то от поставщика дополнительно потребуется лишь транспортная накладная.

В случае работы по ранее установленным формам основным документом для оформления товара на склад будет товарная накладная ТОРГ-12 или товарно-транспортная накладная, содержащая транспортный раздел. На основании этих документов товар приходуется на склад.

Что делать, если качество или количество принятого товара не соответствует документации?

Иногда при приеме на склад возникают расхождения в количестве товарных единиц. В таком случае сотрудник склада должен отметить ошибку в накладной и указать реальное количество товара. Если вместо одного артикула пришел другой, нужно вычеркнуть строку полностью и сделать запись о замене товара. При отсутствии позиции в составе груза строка также полностью вычеркивается. Поправки вносятся в накладную и счет-фактуру.

Принимая груз, нужно внимательно осмотреть его на предмет целостности, наличия поломок и других недостатков. Если качество товара не соответствует указанному в документах, вся партия возвращается поставщику. Для этого надо составить акт возврата по форме ТОРГ-2.